Organisasi penjaminan mutu di Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (PSPA FKUB) dipantau dan dievaluasi oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Farmasi dengan dibantu oleh Tim Monitoring dan Evaluasi di PSPA FKUB. Tugas pokok dan fungsi Tim Monitoring dan Evalusi di Program Studi Profesi Apoteker terkait penjaminan mutu adalah sebagai berikut:
- melakukan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal yang terintegrasi dengan Sistem Manajemen Mutu dan pengelolaan pengkalan data program studi;
- melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program kerja program studi;
- mengkoordinir pelaksanaan, pemantauan dan pelaporan sistem pendampingan penyusunan dokumen serta persiapan visitasi akreditasi program studi;
- menjabarkan standar mutu pendidikan ke dalam dokumen-dokumen mutu akademik program studi;
- menyampaikan laporan pelaksanaan penjaminan mutu akademik program studi secara periodik kepada Ketua Program Studi.
Keterkaitan sistem penjaminan mutu di PSPA FKUB dengan UJM di Jurusan Farmasi, Gugus Jaminan Mutu di Fakultas Kedokteran dan Pusat Jaminan Mutu di Universitas Brawijaya dapat dilihat pada Gambar 1 (Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya) dan Gambar 2 (Struktur Organisasi Jurusan Farmasi). Pelaksanaan tugas dan fungsi UJM di Jurusan Farmasi berkoordinasi dan sesuai arahan dari Gugus Jaminan Mutu di tingkat fakultas dan Pusat Jaminan Mutu di tingkat universitas.
Sistem penjaminan mutu merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan. Sistem penjaminan mutu yang dilakukan PSPA yaitu Sistem penjaminan mutu internal (SPMI) dan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME). SPME PSPA dilaksanakan berdasarkan ketentuan dari LAM PT KES, sedangkan SPMI direncanakan, dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan oleh Perguruan Tinggi berdasar pada standar pendidikan tinggi yang terdiri atas Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT) dan Standar pendidikan tinggi yang ditetapkan Universitas Brawijaya.
Pelaksanaan penjaminan mutu secara sistemik dan terstruktur di Universitas Brawijaya telah dikembangkan dengan adanya Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawijaya melalui melalui Audit Internal Mutu (AIM), yaitu pemeriksaan sistematik dan independen oleh auditor internal Universitas Brawijaya untuk mengetahui apakah implementasi SPMI efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya. AIM di UB dilakukan satu kali dalam satu tahun untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB. Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan dan/atau peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.